Como organizar um evento corporativo inesquecível

Quem não gosta de um bom evento?  Não seria mais fácil estar em um ambiente diferente na hora de estreitar laços com clientes, parceiros, fornecedores e funcionários? Assim surge o conceito de evento corporativo.

Fugindo das tradicionais salas de reunião, o evento coorporativo é o lugar ideal para trocar experiências, fazer networking e estreitar laços com os colegas de trabalho, além de passar momentos agradáveis saboreando um bom buffet.

O evento corporativo também é uma boa forma para o gestor trabalhar o clima organizacional da empresa e a satisfação dos membros.

 

  • Faça seu orçamento

 

Esse é o ponto de partida da organização de qualquer evento. Você precisa definir quanto está disposto a gastar, isso ajudará na hora de definir o espaço, a decoração e o buffet.

Para isso faça um planilha para organizar os gastos e comece a pesquisar preços com antecedência, assim é possível conseguir descontos.

Você também pode tentar conseguir alguns patrocínios para o seu evento, isso aliviará os gastos.

Para isso, saiba como vender os benefícios para o seu possível patrocinador. O que o seu evento pode gerar para a marca dele? Visibilidade? Mailing de participantes? Aparição na mídias do evento? Todos os benefícios combinados devem estar descritos no contrato para que não haja nenhum mal entendido.

 

  • Escolha a data ideal

 

Isso é importante. Abra o calendário e avalie o melhor dia para você e seus convidados. Fuja de feriados e dias santos, pois as pessoas podem acabar já tendo compromisso.

Apesar de parecer meio óbvio, vale lembrar: evite os dias de semana. Por mais que o aluguel do salão e do buffet possam sair mais baratos, você perderá muitos convidados por conta de trabalho e estudos.

Vale lembrar que grandes eventos na cidade podem atrapalhar seu público, por isso esteja atento à programação da região. Se um artista famoso tiver um show marcado para a data que você gostaria, talvez seja melhor pensar em outras alternativas.

 

  • Reserve o local

 

Após definir a data, o próximo passo é escolher o local. É importante que o local do seu evento combine com o estilo e tamanho dele. Se optar por alugar um salão de festas, analise a capacidade que ele suporta.

Se o salão suporta 1.000 pessoas, por exemplo, você não pode convidar 1.200, pois ficará desconfortável e você não quer isso. Por outro lado, se o seu evento é para 500 pessoas, um espaço para 1.000 vai deixar os convidados muito afastados e dar a impressão de que tem pouca gente no evento. Por isso, escolha um local que seja adequado ao seu evento.

Dica: garanta que o salão tenha um gerador de energia para emergências. Você não quer que o seu evento seja cancelado por causa de uma tempestade, não é?

 

  • Contrate seus fornecedores

 

Haverá banda? Qual será o buffet? Quais tipo de bebidas serão servidas? Essa é hora de decidir esses detalhes (que não são tão detalhes assim).

Na hora de escolher o buffet, saiba quem são os seus convidados. Se você está servindo um público mais seleto da classe A e B, por exemplo, é interessante um que sirva comida sem glúten, sem lactose e com opções vegetarianas.

Caso o evento seja algo mais informal para os seus funcionários e suas famílias, como uma festa junina, é possível planejar um ambiente mais descontraído, com opções de brincadeiras para as crianças e premiações.

 

  • Divulgue o evento

 

Está na hora de divulgar o evento. Você prefere convites individuais, banners ou envio de e-mails para o mailing da empresa? Todas as opções devem ser consideradas no seu plano de divulgação.

Crie um evento online com as informações necessárias para as pessoas acessarem. Isso pode ser feito tanto em um site exclusivo quanto através de uma rede social.

Caso opte por enviar e-mail marketing é interessante anexar o link do evento para as pessoas já confirmarem ou não a presença delas, isso ajuda no controle do evento.

 

  • Pós-evento

 

Procure saber o que as pessoas acharam do evento, seus pontos positivos e tudo aquilo poderia ter sido melhor. Recolha esses feedbacks para poder aprimorar nos próximos eventos.

Para isso, envie um e-mail agradecendo a presença de cada um e deixe um espaço aberto para críticas e sugestões. As pessoas são a parte mais importante de qualquer evento, valorize-as.

Quer fazer do seu evento uma ocasião inesquecível? Entre em contato com o Olympo e agende a sua visita!